Организации, в которых имеются специалисты, обеспечивающие работу с кадровой документацией, и организации, где имеются кадровые службы, также сталкиваются с определенными трудностями. Несмотря на то, что кадровое делопроизводство является одним из основных направлений в работе таких служб или специалистов, а некоторые ведут только этот участок работы, не затрагивая других направлений, например, вопросы управления персоналом или правового регулирования трудовых отношений, специалисты по кадрам формально подходят к оформлению кадровой документации, делая это не всегда грамотно и квалифицированно. Причиной этого часто является незнание нормативных правовых актов по делопроизводству, а также неумение применять их в практической деятельности.
Даже при хорошей постановке кадрового делопроизводства в организации специалистам по кадрам необходимо постоянно повышать свой профессиональный уровень, а руководители должны направлять таких работников на обучение в рамках повышения квалификации, участия в тематических семинарах, курсах.
Без этого невозможно избежать утери кадровой документации, получить оперативную или архивную информацию о работниках. Часто об учете кадров и кадровой документации вспоминают только при возникновении трудовых споров либо при проведении проверки сотрудниками контролирующих органов.
Оформить все законно и сэкономить, подскажем на консультации. Цены и тарифы на консультацию, можно ознакомиться тут стоимость консультации
Основные ошибки, допускаемые работниками кадровой службы при осуществлении процедуры оформления трудового договора (контракта)
Основным документом, регулирующим трудовые отношения работника и нанимателя, является трудовой договор (контракт). От процедуры заключения этого документа во многом зависит дальнейшее выстраивание отношений с нанимателем и защита прав работника.
Часто ошибки, допущенные в содержании трудового договора (контракта) при их заключении или расторжении, приводят к нежелательным последствиям при разрешении трудовых споров.
Основные ошибки:
● отсутствуют письменные трудовые договоры с работниками;
● трудовые договоры заключены в одном экземпляре;
● один экземпляр трудового договора не отдан на руки работнику, либо нет отметки о получении работником экземпляра трудового договора;
● трудовые договоры не зарегистрированы, нет даты регистрации;
● отсутствуют подписи на трудовых договорах;
● в трудовых договорах отсутствуют обязательные условия и / или сведения;
● в трудовом договоре не определены сроки его действия;
● в случае установления нанимателем условия о предварительном испытании при приеме на работу в трудовом договоре отсутствует данная норма;
● в трудовом договоре не указан конкретный размер заработной платы работника, не определены сроки выплаты и место получения зарплаты, режим рабочего времени, продолжительность трудового отпуска.
Наиболее распространенные нарушения, допускаемые работниками кадровой службы при работе с трудовыми книжками
Трудовая книжка является основным документом, отражающим трудовой стаж работника в течение его профессиональной деятельности.
Необходимость существования трудовой книжки закреплена в ТК. Дополнительными нормативными актами регулируется порядок работы с трудовыми книжками.
В процессе работы с трудовыми книжками работники кадровой службы сталкиваются с определенными трудностями и допускают в работе нарушения.
Нарушения, допускаемые работниками кадровой службы при работе с трудовыми книжками:
● не назначается приказом лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек;
● не выдаются расписки при получении трудовых книжек от работников;
● отсутствует или имеет ненадлежащую форму или неправильно ведется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладыша в нее;
● отказ в оформлении трудовых книжек лицам, совмещающим обучение с работой (студенты, магистранты и др.);
● в разделе сведений о работнике отсутствует подпись работника;
● раздел сведений о работнике не дополняется при получении работником образования более высокого уровня;
● раздел сведений о работе не содержит полного наименования работодателя;
● нарушается порядковая нумерация записей;
● вносятся не все записи о работе, чаще всего о переводах;
● неправильно вносятся исправления в разделе сведений о работе;
● при ссылке на распорядительный документ сначала указываются регистрационный индекс, а затем дата;
● при увольнении работника не заверяются подписью и печатью нанимателя сведения о награждениях и поощрениях работника;
● при выдаче дубликата не указывается слово «дубликат»;
● при оформлении вкладыша не заполняется раздел сведений о работнике;
● направляется трудовая книжка уволенному работнику почтой без письменного заявления работника о такой просьбе и др.
Поскольку трудовая книжка несет в себе очень много информации, она является трудовой биографией, поэтому необходимо ответственно относится к оформлению такого документа.
Распорядительная часть приказа должна начинаться словами, обозначающими предписывающие действия, «ПРИНЯТЬ» и «УВОЛИТЬ», а не словом «ПРИКАЗЫВАЮ».
Под каждым пунктом приказа необходимо указывать основание. Если несколько пунктов приказа объединены одним основанием, то его можно указывать в конце текста.
Работники должны быть ознакомлены с приказами по личному составу.
Датой регистрации приказа является дата его подписания руководителем организации.
Пример 1
Ситуация 1. Приказ об установлении общего порядка премирования работников коммерческой организации был подписан 28 декабря 2017 г., но содержал формулировку, что его положения вступают в силу с 1 января 2018 г. Этот приказ является нормативным, соответственно, если работникам организации выплачивается премия за 2017 год, нормы этого приказа в отношении работников применяться не должны.
Ситуация 2. Приказ об увольнении работника 29 декабря 2017 г. был подписан накануне 28 декабря 2017 г. Вступил в силу 28.12.2017. Соответственно в сроки, определенные в нем, должны быть совершены определенные действия. Иными словами, не позже 29 декабря 2017 г. с работником должен быть произведен окончательный расчет, выдана на руки трудовая книжка и т.п.
Напоминаю не своевременный расчет сотрудника влечет нарушение Трудового Кодекса Республики Беларусь ст.77
Таким образом, нанимателю следует помнить, что несвоевременная выплата заработной платы влечет за собой целый ряд неблагоприятных правовых последствий имущественного и организационного характера, как не нарушать спросите вы?
Ответ : обратиться к нам и мы подскажем на консультации. Цены и тарифы на консультацию, можно ознакомиться тут стоимость консультации
